Por Germán Ciceri
Durante los últimos años, el avance tecnológico y el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno empresarial, hicieron que pequeñas y grandes empresas comenzaran a implementar sistemas para manejar sus relaciones con los clientes, para la gestión de recursos humanos, para los inventarios. Pero, ¿cómo evitar que esta proliferación tecnológica no genere un caos en las operaciones?
Hoy más que nunca, las PyMEs requieren de herramientas que les proporcionen control, centralización de su información y mejoras en las actividades con el fin de tomar las mejores medidas para sus procesos y estrategias de negocios.
En el artículo de la semana pasada expusimos como a través del Business Intelligence podemos transformar los datos en información y conocimiento para optimizar la toma de decisiones. En el día de hoy, nos introduciremos en el ERP, una solución para empresas de cualquier tamaño que buscan un recurso universal a la centralización de su información.
¿QUE ES UN ERP?
ERP es Enterprise Resource Planning (o Planificación de los Recursos Empresariales), un sistema de programas integrados de gestión empresarial que está diseñado con el objetivo de facilitar y brindar soporte a la mayoría de procesos en la empresa tales como finanzas, comercial, logística, producción, administración, recursos humanos, etc.
¿COMO FUNCIONA?
El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa. Los empleados que lo utilizan tienen acceso a la información de todos los departamentos que participan del proceso completo, de punta a punta y de forma online. Rápidamente el proceso se torna visible para todos. Quienes estén al frente entienden cómo sus tareas afectan al resto de la organización. Los datos se vuelcan en el momento y en el lugar donde se generan, por el responsable de los mismos. Se eliminan los pasamanos, las transiciones y los errores de consistencia de los datos.
Con la implementación de un ERP adecuado, los distintos departamentos pueden intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse fácilmente con las otras áreas. Así una firma no sólo logra resolver aspectos internos sino que además puede, por ejemplo, detectar nuevas oportunidades de negocios a partir de un apropiado uso de la información.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
IMPACTO EN LA
IMPLEMENTACION
La ventaja fundamental del ERP es la integración de los procesos múltiples mediante el cual operan las empresas, ahorrando tiempo y dinero. Asimismo, se pueden tomar decisiones más rápidamente y con menos errores.
La incorporación de ERP en una empresa es una decisión que trasciende el ámbito de un mero cambio de tecnología. Se trata, en realidad, de un cambio en la forma de gestionar el negocio y requiere la apertura mental de toda la organización para abordarlo con la actitud de asimilar las prácticas operativas embebidas en el software antes que pretender automatizar las existentes. Es por ello que el proceso debe ser conducido, desde un primer momento, por los máximos responsables de la compañía, que además deben velar por el cumplimiento de quien deberá dar respuestas a interrogantes como los siguientes: ¿Cómo podría ERP fortalecer nuestras ventajas competitivas? ¿Cuáles son las mejores prácticas de ERP para nuestra industria y cómo podríamos implementarlas? ¿Cuáles serán los beneficios tangibles e intangibles de esta inversión? ¿Cuál será el efecto del sistema en nuestra organización y en nuestra cultura?
El principal problema del ERP radica en su implementación, ya que se presentan fallas en el proceso de instalación. Los modernos sistemas de gestión requieren un cambio de mentalidad en la empresa que, si no se consigue, pone en gran riesgo una inversión muy significativa. Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es muy importante. Obviamente, la gestión del cambio es un elemento clave.
Como sucede con el ciclo de maduración de toda nueva tecnología, ERP ya no es un privilegio exclusivo para las corporaciones sino que también está disponible para las empresas medianas. Una PyME puede hoy aprovechar todo el conocimiento de infinidad de industrias volcado en el ERP a un costo accesible.
Resumiendo, podemos observar que en el actual entorno empresarial competitivo, el ERP se está convirtiendo en una aplicación empresarial esencial para la gestión en la mayoría de las PyMEs. La razón detrás de esto, es que el éxito de cualquier negocio depende de tener la capacidad de seguir el ritmo de las cambiantes demandas de los clientes y de la industria, además de poder ejecutarlas en un corto período de tiempo. Así como también saber aprovechar, rápidamente, las nuevas oportunidades para lograr un crecimiento empresarial sostenible.
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