¿Qué es y cuáles son los beneficios de la Gestión de Proyectos?

Desde que comenzamos a trabajar en la ciudad, nos encontramos constantemente con la dificultad que representa definir, de forma breve y clara, lo que hacemos. La Gestión de Proyectos es una disciplina innovadora, surgida como un acompañamiento a los cambios en las formas de ejecutar estas acciones; que recientemente desembarcó en nuestro país y que hoy está creciendo en nuestra ciudad.

Un proyecto es entendido como un esfuerzo temporal, con un inicio y un final establecido, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. En este marco, la gestión de los mismos consiste en el establecimiento de un responsable de las tareas de inicialización, planificación y ejecución de procesos, así como del seguimiento y control de los mismos hasta el cierre del proyecto en cuestión.

Es una persona que “desde afuera” de la empresa se encarga de tomar en cuenta todas las instancias y coordinarlas de manera de evitar el desaprovechamiento de recursos (de todo tipo). Además se mantiene alerta ante toda oportunidad de mejorar los procesos y, de esa forma, hace aun más eficiente el desarrollo del proyecto.

Tratando de ser lo más específico posible terminé seleccionando, haciendo caso a muchos de los puntos de reflexión de los estudiosos en el tema, diez beneficios claves de esta disciplina en la empresa:

1) Lleva al máximo la eficiencia de la empresa: identificando todas las responsabilidades (y su persona a cargo) para el cumplimiento de la misión de la empresa y proponiendo posibles mejoras en los procesos, con ahorros en tiempos y costes. Lo más importante es, en este caso, lograr mejores resultados con menor inversión de recursos.

2) Coordina los recursos: siguiendo con el punto anterior, el responsable de la Gestión de Proyectos administra de la forma más eficiente recursos internos y externos de la empresa. Manejando presupuestos generales y costes de toda la organización.

3) En esta línea, aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa: fijando objetivos globales (más allá de las visiones particulares de cada área) facilita el trabajo en equipo, la definición de prioridades y, principalmente, la transferencia de conocimientos entre departamentos.

4) También aporta una correcta percepción sobre la capacidad del equipo, ya que maximiza las sinergias entre los distintos miembros.

5) Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constantemente, ya que se centraliza la información en el Jefe de Proyecto.

6) Permite identificar riesgos y problemas en el inicio de la implementación: permitiendo de esta forma el diseño de acciones correctivas a tiempo.

7) Adaptabilidad a situaciones de cambio: gracias a todos estos puntos analizados, la Gestión de Proyectos facilita una rápida respuesta a demandas cambiantes.

8) Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.

9) En este contexto le asegura la calidad al cliente: permite proporcionar un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

10) Permite aprender de las lecciones pasadas: mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un “know how” en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.

En este marco todas las empresas, sin importar el tamaño o tipo de las mismas, pueden aplicar técnicas especializadas para llevar a cabo sus proyectos y de esta forma obtener amplios beneficios extras.