La organización de eventos corporativos

Por Angela Vier

Hoy en día, las empresas llevan a cabo diferentes acciones de comunicación. Una de ellas es la organización de eventos, la cual ha tomado una notable importancia en los últimos años, ya que ofrece una relación más directa y personalizada entre la organización y sus públicos. Esta herramienta permite la consecución de los objetivos tanto comerciales como comunicacionales e institucionales.

Para introducirnos en el tema, comenzaremos por definir qué son los eventos corporativos. Raimond Torrents Fernández, Director General de Event Management Institute - España, los define como “actos en vivo organizados en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o de una marca, con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar una respuesta o una actitud”. Los eventos deben estar integrados a una estrategia de comunicación, ya que la ejecución de los mismos impacta en las metas organizacionales y su correcta planificación asegura la transmisión de un mensaje consistente a los destinatarios.

A través de la organización de un evento se puede generar un activo intangible de gran valor que es la imagen de la empresa. Asimismo, permite fortalecer y establecer nuevos vínculos, ofrecer la posibilidad de interactuar con la marca creando una experiencia sensorial y transmitir determinados conceptos y valores tanto a los públicos internos como externos, entre otras ventajas.

Existen distintos tipos de eventos empresariales, los cuales pueden ser clasificados como: rueda de negocios, lanzamientos de producto, muestra y prueba de producto, jornadas puertas abiertas, workshops, desayunos de trabajo, asambleas, capacitaciones, cursos motivacionales, acciones con la prensa, participación en ferias y exposiciones, patrocinios, etc.

El organizador de eventos es quien planifica, organiza, implementa, controla y evalúa las actividades que se llevan a cabo, incluso es el responsable de supervisar y resolver cualquier aspecto que surja. Efectuar este tipo de actividad no es una tarea sencilla: requiere en primer lugar, la realización de un análisis de la situación a través del cual se podrá detectar las actitudes, preferencias, deseos y opiniones de los diferentes públicos. Luego, se establecen los objetivos cuantitativos y cualitativos, es decir, se definen y especifican los logros que se desea obtener en un plazo determinado. Una vez determinados los objetivos, hay que comenzar a tomar decisiones estratégicas, tácticas y operativas, ya que éstas son fundamentales para lograr un exitoso diseño, planificación y organización del evento. Se debe seleccionar qué tipo de evento es el más adecuado para los objetivos propuestos, a qué público va dirigido el acontecimiento y cómo se ejecutará, para lo cual es necesario especificar los recursos a utilizar, elaborar un presupuesto, estimar el tiempo para su realización y quiénes serán los responsables de cada actividad. Por otra parte, es necesario disponer de un plan de contingencia que especifique las actuaciones que deben llevarse a cabo ante posibles eventualidades.

La implementación del evento es la fase en la que se ejecuta todo lo definido anteriormente, dado que es la etapa en la que los organizadores dirigen y coordinan las tareas planificadas y el equipo de trabajo. Concluido el mismo se controla y evalúa si se ha desarrollado de acuerdo a lo proyectado y si se alcanzaron los objetivos planteados. Esta etapa del proceso permite mejorar la planificación, medir el nivel de eficacia, aprender de la experiencia y justificar su inclusión dentro de las estrategias de comunicación.

La creatividad en la organización de eventos es un valor fundamental, ya que le da mucha importancia al impacto que se busca generar. El organizador debe programar todas las fases del evento haciendo uso de la misma, lo cual le permitirá dar coherencia, captar la atención, transmitir el mensaje y suscitar que los públicos lo perciban como una experiencia positiva, única, original y memorable.

El auge de la tecnología y el uso de las redes sociales da la posibilidad acceder a innumerables herramientas para aplicar antes, durante y después del evento, las cuales no deben dejarse de tener en cuenta dado que potencian la comunicación entre la organización y los participantes, invitan a los públicos a interactuar, facilitan la retroalimentación y permiten una mayor difusión del acontecimiento. Otro factor a tener en cuenta es la implementación de criterios de sostenibilidad, es decir, incorporar consideraciones ambientales, sociales y éticas en el evento a desarrollar con el fin de optimizar su impacto en el entorno.

Podemos concluir afirmando que los eventos corporativos constituyen en la actualidad, una acción de comunicación de muy alto impacto para difundir los mensajes a los públicos objetivos y generar una experiencia significativa con la organización, sus productos y sus marcas. Por lo tanto, las empresas no deberían desaprovechar esta herramienta estratégica integrándola en sus planes de comunicación.