Gestión de proyectos en las PyMEs

Después de repasar, en ediciones anteriores, los principales fundamentos de la Gestión de Proyectos, abordar algunas de las características que debe tener el líder responsable de la ejecución dentro de la empresa y cómo se llevó a cabo la gestión de proyectos en los Juegos Olímpicos de Londres 2012, ahora es momento de poner el foco en las PyMEs.

Con respecto a la aplicación de esta nueva disciplina en las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) de la ciudad siempre surgen ciertas dudas. Muchos dueños de pequeñas empresas, a menudo, cometen el error de pensar que siendo pequeños no es necesario conocer o aplicar metodologías para manejar proyectos o procesos.

Estamos viviendo una era donde todo gasto o inversión deben ser altamente productivo, debe generar valor, y ese valor debe poder hacerse visible para la empresa. En este punto es cuando regresamos sobre la necesidad de una metodología práctica y efectiva como es la disciplina de Project Management. Es importante entender que, incluso para una empresa unipersonal, es necesario tener ciertos conocimientos y una forma estándar de gestionar procesos, ya que llevando a cabo un planeamiento detallado, las organizaciones tienen más probabilidades de lograr un control integral que proporcione información precisa para tomar decisiones acertadas y mantener un adecuado desempeño de sus planes.

Las PyMEs tienen un contexto específico e inevitablemente, en algún momento de su desarrollo, se enfrentan al reto de poner en práctica procesos de gestión de proyectos, dado que frente un entorno de fuerte incertidumbre, existen aspectos sobre los cuales deben prestar atención, tales como: innovar, comercializar en nuevos mercados e internacionalizarse, colaborar con otras empresas e instituciones, realizar procesos de mejoras continuas, entre otros, con el fin de controlar su crecimiento y/o mejorar los productos o servicios que ofrecen. En estos casos, una de las ventajas que tienen las PyMEs es su agilidad y capacidad para llevar rápidamente al mercado productos o servicios, por lo tanto, cualquier iniciativa de proyecto indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuadas serán eficientes y tendrán un considerable impacto.

Un proyecto es cualquier actividad que se encara con una estrategia y una entrega distinta a la producción diaria, no necesariamente tiene que ser un gran emprendimiento con un enorme presupuesto asociado. Es un emprendimiento que tiene un comienzo y un final claro y su objetivo es lograr algún cambio para lograr mejoras en la eficiencia de los procesos operativos y administrativos, conseguir mayor rentabilidad, aumentar los negocios, fabricar un nuevo producto, bajar costos, implementar un sistema, entre otros.

En una PyME, el director del proyecto es el coordinador, el analista, el que participa en el caso de negocio, es quien estructura y desglosa el proyecto, arma el cronograma, estima los costos y tiempo, negocia con proveedores, clientes y recursos, ejecuta el plan, controla los avances y asegura una buena ejecución de los objetivos.

Es muy importante que el líder de proyectos trabaje con los recursos disponibles, desarrolle técnicas de relaciones interpersonales, negociación y toma de decisiones, defina los roles de quienes participan en la organización, promueva el trabajo en equipo y desarrolle habilidades en los profesionales de la empresa para transformarlos en verdaderos gestores.

De esta forma, se podrá establecer una oficina de proyectos (interna a la empresa), a través de la cual se canalizará el desarrollo, diseño y despliegue de la organización, asegurando que el equipo de trabajo esté alineado y se cumpla con los objetivos propuestos.

En una escala apropiada, los procesos de gestión de proyectos utilizados en todas las empresas pueden ser implementados en las PyMEs rápidamente. Lo que se requiere es que los procedimientos de gestión se ajusten a los requisitos de las PyMEs, que exista un fuerte apoyo por parte de la alta dirección y el tiempo suficiente para que el gerente de proyecto se capacite con la metodología adecuada y pueda avanzar con las operaciones.

Hoy en día, las organizaciones están cambiando constantemente para satisfacer las necesidades específicas de cada uno de sus clientes, necesitan renovarse y buscar la manera de mantenerse rentables frente al competitivo mercado; como así también, la revolución de las nuevas tecnologías está modificando la manera de hacer y conducir los negocios, los clientes y proveedores generan alianzas y canales de venta que pasan a formar parte de la empresa.

Por todo esto, la gestión de proyectos es una poderosa herramienta que permite la selección y ejecución inteligente de todos sus planes, logrando cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos de negocios propuestos por empresas de cualquier tamaño e industria.