Cada día son más las organizaciones que deciden mejorar la calidad de sus productos y servicios, apuntando a la satisfacción de sus clientes. Sin duda, ello no es una tarea fácil. La competencia es cada vez mayor y los clientes se vuelven más exigentes.

Para realizar nuestras actividades de la vida diaria, utilizamos diferentes métodos -sin darnos cuenta- que guían nuestras formas de hacer las cosas y que se adquieren a través del aprendizaje. Por ejemplo, cuando éramos chicos nos enseñaron cómo debíamos cepillarnos los dientes, atarnos los cordones, entre otras tareas que fuimos adquiriendo y adoptando naturalmente a lo largo de nuestras vidas.

En las empresas es necesario el desarrollo de una cultura orientada a la mejora continua, la sistematización de los procesos, la participación del personal, el trabajo en equipo y la creatividad. Ante la necesidad de supervivencia y competitividad del mercado, la aplicación de procesos y metodologías no es opcional, es imprescindible. Nuestra experiencia nos permite afirmar que es fundamental la coordinación de todo proceso, por lo cual en la nota de hoy explicaré por qué es necesario implementar métodos de trabajo en las pequeñas y grandes empresas.

En cualquier proyecto en la vida o profesionalmente que emprenda un individuo, se puede encontrar mejores o peores técnicas de trabajo. En ambos casos, encontraremos que la experiencia nos va dejando un aprendizaje, el cual nos queda en nuestra memoria, pero al paso del tiempo eso implica que pueda ir quedando olvidado o que no se tenga presente cuando más se necesita. Aquí es donde nacen las metodologías, que son un conjunto de pasos y reglas en los que se refleja un aprendizaje y un análisis de objetivos. Asimismo, implica organización, conocimiento de antecedentes, puntos críticos a resolver, hipótesis a comprobar datos a organizar y conclusiones.

Cuando se define un método en base a experiencias y necesidades, hay que considerar dos ramas: el análisis y la documentación histórica. La primera de estas, se realiza en base a los alcances de nuestras actividades, a los objetivos generales, a los específicos y a una serie de conclusiones obtenidas por un equipo de trabajo. Por otro lado, la documentación nos reflejará la experiencia, las prácticas con mejores resultados y aquellas que se hayan definido como las adecuadas para la compañía.

Una metodología describe las fases del proyecto, propone las herramientas a utilizar, facilita una lista de revisión (checklist) que permita verificar si se dispone de la información y recursos necesarios para el paso de una fase a la siguiente y establece funciones, responsabilidades y tareas encomendadas a cada miembro del equipo de trabajo.

Es importante desarrollar una planificación de la metodología, dado que la misma nos permitirá ser más efectivos, en caso de que ocurra un error, nos dará las pautas para saber cómo proceder sin perder el tiempo. También, nos facilita realizar un seguimiento completo y ubicarnos en qué fase del proceso estamos y si en alguna ocasión nos surge algún imprevisto (que no haya pasado todavía), es necesario añadir un nuevo protocolo de actuación sobre ese hecho, el cual podrá ser consultado en una situación similar por cualquier persona de la empresa.

Establecer una metodología de trabajo tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Nos otorga un know-how, es decir, una guía comprobada de cómo hacer las cosas.

2. Nos permite identificar cuando el camino que se está tomando no es el correcto.

3. Presenta un esquema en el cual dejar registro de los eventos y de los caminos que se siguieron para llegar a una solución, permitiendo renovar constantemente los métodos.

4. Es una herramienta eficaz para la administración del cambio, que es la manera de encarar las dificultades que se presentan con los clientes acostumbrados a otras herramientas y formas de trabajo.

5. Ayuda a identificar puntos en el proyecto los cuales afectan tiempos o resultados.

6. Establece lineamientos para uniformar formas de trabajo de un número grande de personas involucradas.

El colaborar en equipo requiere que todos sigamos los mismos protocolos de actuación, y aunque parezca lo contrario, esto no nos quita creatividad ni flexibilidad a la hora de trabajar. Se sigue siendo muy creativo, la única diferencia es que ahora tenemos un mayor control sobre el funcionamiento de la empresa, lo que nos permite cometer muchos menos errores y ser más eficientes.

Tener un protocolo correctamente planificado que se pueda ir modificando, fundamentado en forma clara y que se adecúe a las características particulares y a la estrategia de la organización permitirá proceder de manera sistemática y organizada, abarcando los diferentes procesos de la empresa, ahorrando tiempo y esfuerzo.