Los proyectos son la base de la dirección e implementación de cambios en las organizaciones, ya que través de ellos es posible crear nuevos productos y procesos de negocio. Como los directivos necesitan estar informados sobre la evolución de sus diversas líneas de acción, en la última década se ha generado una nueva estructura organizativa capaz de centralizar todos los proyectos estableciendo estándares, procesos y herramientas, así como políticas comunes, con el fin de reducir el volumen de fallas, elevar los beneficios de la compañía y asegurarse de que sus objetivos se encuentren alineados con la estrategia global.
En el artículo del día hoy presentaré el concepto de Project Management Office (PMO), la Oficina de Gerencia de Proyectos, que tiene como objetivo garantizar una dinámica y coherencia en las distintas áreas operativas.
La PMO ha ido evolucionando a lo largo del tiempo, desde sus orígenes en los proyectos militares de los EE.UU. durante la II Guerra Mundial hacia la definición actual que incluye una nueva visión de negocios, concentrándose en problemas estratégicos, de comportamiento organizacional y de recursos humanos.
¿Por qué debería implantar una PMO en mi organización?
Cuando las empresas empiezan a tener problemas realizando proyectos, entonces se impone la necesidad de reestructurar su organización. ¿Cuáles son algunos de los síntomas para requerir la instalación de una Oficina de Gerencia de Proyectos?:
• Se inician demasiados proyectos y se finalizan muy pocos.
• Nuestros profesionales se ven desmotivados y carentes de liderazgo.
• Se hace sumamente difícil controlar los proyectos, especialmente los más importantes.
• El rendimiento promedio de nuestros proyectos es deficiente y siguen disminuyendo a medida que transcurre el tiempo.
• Nuevos problemas agobian a nuestros equipos de proyectos, quienes se encuentran continuamente atendiendo las coyunturas que se presentan.
• No hay suficiente tiempo para resolver todos los problemas que surgen.
• Demasiados problemas se convierten en crisis, algunas irrecuperables.
• Siempre parecemos estar faltos de recursos, tiempo y presupuesto.
• ¿Cuál es el proyecto que deberíamos iniciar primero?
• Nuestros proyectos no están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Si algunas de estos problemas se manifiestan con demasiada frecuencia en nuestros proyectos, entonces se requiere hacer una reorganización que permita minimizar sus efectos y alcanzar un mayor éxito.
TIPOS DE PMO
Según plantea el Project Manager Institute (PMI), existen tres modelos fundamentales de PMO:
1. Weather Station (Estación meteorológica): al igual que una estación meteorológica real, esta PMO rastrea y reporta eventos de los proyectos sin influir directamente en ellos. Esto significa comunicar diversos aspectos de la marcha del proyecto a los ejecutivos y cualquier otra persona que tenga la necesidad de saber (por ejemplo, los gerentes de proyecto de proyectos interdependientes).
2. Control Tower (Torre de control): ejerce un poco más de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de éstos. Incluso estandariza políticas y procedimientos para gobernar la planificación, ejecución y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creación de un comité para seleccionar y definir estándares sobre los proyectos.
3. Resource Pool (Agrupación de Recursos): corresponde con un inventario de recursos disponibles a los jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida de los proyectos.
VENTAJAS DE UNA PMO
Una PMO puede aportar muchas ventajas a los proyectos de la empresa y en definitiva a toda la organización, tales como:
• Uso efectivo de recursos, que permite usar escasos y valiosos recursos en más cantidad de proyectos.
• Prácticas de Gerencia de Proyectos estandarizadas. Uso de las mismas metodologías, procesos y herramientas, disminuyendo el tiempo de aprendizaje.
• Permite establecer un sistema centralizado de seguimiento y control de proyectos, capaces de producir reportes para todos los niveles de la organización que favorecen una toma de decisiones rápida y efectiva.
• La PMO permite comunicaciones centralizadas.
• El conocimiento en Gerencia de Proyectos está ubicado en una sola entidad y se distribuye adecuadamente a los proyectos que lo requieren. La apropiada recolección y procesamiento de lecciones aprendidas alimenta este sistema de conocimiento.
• Facilita una gerencia eficaz del portafolios de proyectos.
• Incrementa la cantidad de proyectos exitosos.
• Reduce costos en la estructura de proyectos, incrementando por tanto los beneficios de la organización.
• La PMO es un ingrediente primordial para alcanzar la madurez en Gerencia de Proyectos.
En resumen, los beneficios que una PMO brinda a una empresa se pueden resumir en 3 grandes puntos. El primero, es introducir mejoras en el Gobierno Corporativo, ya que facilita la toma de decisiones y control organizando los proyectos en un portafolio priorizado. El segundo, es optimizar la Estructura Organizacional, definiendo asignaciones de recursos, roles y responsabilidades de forma clara y equilibrada. Finalmente, incorpora mejoras en la Medición y Seguimiento de Proyectos, proveyendo de herramientas adecuadas para definir metas comunes y evaluar de manera objetiva el desempeño y beneficios que cada proyecto aporta a la empresa.