Muchas veces se asocia la contabilidad con un engorroso proceso interno de las empresas, con el fin de cumplir con normas legales vinculadas a la registración de las operaciones del ente en libros rubricados y a la confección del balance anual.

Si bien existen normas legales (Código Civil y Comercial, Ley General de Sociedades) y normas técnicas que regulan la materia, la CONTABILIDAD debe ser considerada como una herramienta fundamental para analizar la gestión de la empresa, para planificar y para tomar decisiones.

Tanto es así que algunos creen que con la contabilidad solamente se mira el pasado y que pecamos de no mirar hacia adelante. La contabilidad trata de operaciones devengadas (realizadas). Así es. Pero ello permite contar con una base para medir lo ocurrido y también para poder proyectar y presupuestar.

La contabilidad consiste en registrar todas las operaciones de la organización (compras, ventas, cobros, pagos, movimientos bancarios, retiros de socios, aportes, devengamientos varios, etc) y, utilizando cuentas contables y aplicando el método de la partida doble, obtener los saldos de dichas cuentas al cabo de un período, con el fin de emitir reportes. Estos reportes, expuestos mediante formatos ya sugeridos por normas técnicas, son los Estados Contables.

En este caso, quiero destacar dos de los estados básicos: el Estado de Situación Patrimonial y el Estados de Resultados. El Estado de Situación Patrimonial resume los recursos y las deudas (activos y pasivos, respectivamente) que posee la empresa a un determinado momento. El Estado de Resultados expone los Ingresos y Egresos del período considerado. Como se puede apreciar, en dos páginas podemos analizar la situación patrimonial, financiera y económica del ente. Y si a dicha información la comparamos con períodos anteriores, se enriquece mucho el análisis de la misma.

Actualmente existen softwares (ERP) que integran la gestión (las operaciones) con la contabilidad, con lo cual se disminuye el tiempo de procesamiento por estar previamente parametrizado y además los mismos emiten automáticamente los estados contables básicos, de acuerdo a formatos previamente establecidos. Estos sistemas informáticos contribuyen muchísimo en el proceso contable, reduciendo el esfuerzo humano. Además, los costos de los mismos se tornan accesibles frente a los beneficios de su utilización.

Para lograr una contabilidad útil, debemos destacar dos de los requisitos de la información contable, los cuales considero fundamentales a fin de que la contabilidad no se convierta en “un mal necesario”. Los mismos son:

-Oportunidad: Significa que la información contable debe estar en el momento oportuno. Para ello, se sugiere como regla procesar diariamente todas las operaciones del día que ha realizado la empresa. Con este hábito, nos aseguraremos que cuando necesitemos analizar la información, la misma esté actualizada.

-Confiabilidad: Significa que la información contable refleje la realidad. Para ello, deberemos verificar periódicamente que cada recurso (activo) y cada obligación (pasivo) esté correctamente valuado a ese momento. Para ello debemos cotejar el saldo de cada cuenta patrimonial con la realidad. Si nos aseguramos esto, tendremos un resultado bien determinado, ya que el resultado termina siendo la diferencia del patrimonio neto (Activo – Pasivo) en dos momentos del tiempo.

A través de los estados contables mencionados, además de tener una visión en valores absolutos de los distintos rubros que los componen, podremos evaluar la liquidez de la empresa, la solvencia, la inmovilización, el endeudamiento, ciclos de cuentas a cobrar, de bienes de cambio, de proveedores, la rentabilidad sobre patrimonio y sobre ingresos, la rentabilidad operativa, la incidencia de los costos financieros, entre otros indicadores. Si a ello le agregamos la evolución de los mismos en el tiempo, obtendremos conclusiones muy valiosas para la toma de decisiones.

Si a dicha información contable le adicionamos un flujo de fondos proyectado para los próximos meses (y con apertura semanal para el mes más cercano a la fecha), lo cual nos permitirá anticiparnos a las necesidades o a los excedentes de fondos, tendremos las herramientas necesarias básicas para una buena gestión empresarial, lo cual nos permitirá minimizar los riesgos, proyectar mejor el futuro de la empresa y comparar lo planificado con lo ejecutado.

No hay diferencia entre una Pyme o una gran organización, cuando de administración de recursos se trata, es decir, los principios financieros aplican desde una empresa que inicia operaciones, hasta la referente empresa que lleva décadas en el mercado.

Prioricemos la contabilidad. Con ella podrás manejar el timón del barco sin temor a que el mismo quede a la deriva. Utilicémosla!

C.P.N. JOSE M. SASIA