Diseñar un evento, desde Bodas, Fiestas de 15 años, Aniversarios, Cumpleaños, Inauguraciones, Presentaciones, Jornadas, Actos, Exposiciones… no es una tarea fácil, por el contrario es difícil y altamente estresante.

Lo ideal es pedir asesoramiento y colaboración a un Organizador Profesional de Eventos, y dejar en manos de expertos, los aspectos más importantes.

La tarea de los Organizadores, es interpretar, escuchar y ordenar nuestras ideas para orientarnos en la búsqueda y diseño del Evento Ideal.

Para ello, contará con un grupo de trabajo de profesionales de trayectoria, experiencia y responsables, lo ideal es tener personas especializadas en diseño gráfico, ambientaciones, relaciones públicas, ceremonial y protocolo, como así también una serie de contactos con los mejores proveedores de eventos.

Ahora bien, diseñar un evento es mucho más que organizarlo, es brindar información sobre la clase de eventos que más se adapten a sus objetivos, preparar diversidad de proyectos para que el cliente elija cuál es el “estilo” que lo representa, ya sea que se trate de una persona, empresa o institución.

Debemos destacar que no basta con brindar datos sueltos de gente que trabaja en eventos, hay un arduo trabajo de planificación previa después de la primera entrevista personal con el organizador y su grupo de tareas; garantizando de esta manera un acompañamiento y asesoramiento desde mucho antes del evento, durante el desarrollo del mismo y muchas veces, hasta semanas después…

Dado el especial contacto que se tiene con este grupo, es que nos trasmiten la tranquilidad de que nada quedará librado al azar y que nuestra impronta estará en cada detalle especial del festejo.

A continuación reiteramos los cinco aspectos fundamentales para un evento exitoso:

1) Determinar la fecha del mismo, evaluando las agendas oficiales y privadas (empresas, amistades y familiares).

2) Seleccionar el lugar adecuado en cuanto a capacidad y comodidad.

3) Garantizar un excelente servicio de atención a los invitados.

4) Elegir Servicios de Catering con experiencia (calidad y servicios comprobados).

5) Elegir DJ indicado, no sólo por los equipamientos, sino por experiencia y referencias.

Cabe aclarar que previo a estos pasos, debemos tener en claro

a) ¿Qué evento deseamos o necesitamos realizar?

b) ¿A quiénes va dirigido?

c) ¿Qué objetivos tiene el mismo?

d) ¿Qué cantidad de invitados estimamos asistirán?

Próxima entrega, ¿Por qué los Eventos de Empresas no tienen los resultados esperados?

Diseño de Eventos – D + E

Patricia Birchner, Valeria Cáceres, Sara Gentilini.